El movimiento Coworking ha tenido bastante auge en los últimos años en el mundo, en Colombia desde hace 4 años se ha convertido en una tendencia que cada día toma más fuerza, empezó con pequeños espacios -Hacker House o Makerspace- para freelancers y pequeños emprendimientos que buscaban una economía compartida mientras llegaban a tener un crecimiento en sus proyectos que les permitiera -o exigiera- un lugar propio.

Ahora, el modelo ha evolucionado y muchos de los Coworking se han convertido en algo más, ahora son una opción primaria para algunas -tal vez todas- pequeñas y medianas empresas (especialmente las digitales).

Buscando atraer una gran masa de diferentes miembros y proyectos, los espacios están teniendo una evolución natural, por eso a hoy, algunos operadores ofrecen una variedad de servicios que no giran en torno a metros cuadrados o espacios de trabajo -aunque los incluye-.

Evolución Colateral

La Industria del Software de la cuál hago parte desde que recuerdo (desde el momento mismo en el que probé un videojuego), es una industria en la que existían contratos de licenciamiento a términos largos o perpétuos.

¿Quién no compró alguna vez un programa de ofimática, de diseño, etc, para instalar en su computador?

Hoy, esta industria ha migrado completamente hacia un modelo práctico llamado SaaS (Software as a Service o Software como un Servicio), y es gracias a este modelo, que la computación en la nube ha marcado un hito en la industria del Software.

Gracias a este modelo, las empresas hoy son capaces de:
  • Comprar mejor software de manera ágil y fácil.
  • Escoger entre una gran variedad de soluciones en línea.
  • Tener un fácil acceso, también opciones de cancelación y la opción de pasar de un software a otro sin mayor problema o traumatismo.
  • Reducir por mucho los costos de operación, mantenimiento e inversión.
  • Pagar por lo que realmente se usa y cuando realmente lo use.
  • Tener un mejor soporte, además de estar usando siempre la última versión, sin pagar más por actualizaciones.

Como resultado, el uso de los productos SaaS es ágil, adaptativo y capaz de proveer mejores soluciones para las empresas. Este modelo se convirtió en estándar para la industria y la calidad de las soluciones existentes mejoró significativamente; las compañías de software trabajan con metodologías ágiles que les permite tener actualizaciones constantes, ciclos de lanzamiento muy cortos, mayor alcance de mercado, fácil acceso a clientes, retroalimentación constante para mejorar sus productos en todo momento, y por supuesto como resultado tienen clientes cada vez más felices (es una situación de ganar-ganar entre la empresa y sus usuarios).

…Se convertirá en un estándar de la industria de bienes raíces…

Este mismo cambio se está viviendo en la industria de espacios de oficinas, ahora las empresas -sin importar su tamaño- se están dando cuenta que los Espacios de Coworkings son flexibles, prácticos y en muchos casos mejores que una oficina tradicional. Aprendimos de la industria del Software y por eso, las mismas premisas que describí antes aplican acá:

  • Encuentran mejores oficinas de manera rápida y fácil.
  • Escogen entre una gran variedad de espacios, comunidades o locaciones en la ciudad o país.
  • Facilitan el acceso, pero también tienen opciones de cancelación, pasando de un espacio a otro sin mayor problema (pólizas de cancelación con términos flexibles).
  • Se reducen por mucho los costos de operación, mantenimiento e inversión, salvaguardando así el flujo de caja que permite crecer.
  • Los costos se mantienen reales y ajustados a la necesidad del momento: los cobros se generan por lo que realmente usas y cuando lo usas.
  • Se minimizan y, en algunos casos se anulan los costos de mantenimiento.
  • Tienen un acompañamiento, obtienes beneficios, servicios adicionales y relacionamiento como valor agregado y diferencial.

Esto es llamado Space as a Service (SpaaS), Headquarters as a Services (HqaaS) o Coworking as a Service (CaaS) y estoy convencido que se convertirá en un estándar de la industria de bienes raíces, donde las inmobiliarias tradicionales que venden un metro cuadrado pasarán a un segundo plano, pues bajo este modelo todas las empresas liberan una carga que no necesitan dentro del deber ser de su organización.

Beneficios del modelo

Podríamos hablar de muchos servicios y beneficios adicionales que vienen implícitos con los espacios, pero para ser concretos estos son algunos:

  • El uso de comodidades compartidas (Salas de juntas, cafe, zonas comunes, etc.).
  • Poder escoger el espacio y la comunidad ideal para el tipo de negocio que tienes.
  • Escoger la mejor ubicación de acuerdo a las necesidades del proyecto y cambiarse fácilmente si no llenan las expectativas.
  • Encontrar una atmósfera ideal donde el diseño, las personas y la energía los hacen sentir en el lugar correcto.

Evolución del Coworking

La forma de hacer negocios cambió y seguirá cambiando, por eso el mercado de bienes raíces para oficinas debe entender estos cambios y saber que no solo debe adaptarse, hay que adelantarse; por eso, vemos la evolución en los siguientes pilares:

Ubicación

Usualmente, los espacios de Coworking son espacios poco ortodoxos, sin estética o diseño de primer nivel, casas viejas a medio restaurar y, e incluso, edificios en mal estado. En la evolución, cambiamos tan rápido como lo podemos imaginar. La nueva ola de espacios que están abriendo son experiencias premium con restauraciones de espacios de primera clase, ubicaciones ideales, increíbles opciones de parqueo y transporte, gran infraestructura y lo más importante es que están ubicados en las mejores zonas de las ciudades.

Instalaciones

En estos nuevos espacios de Coworking invertiremos de manera inteligente, en mobiliario, en infraestructura y en diseño que son el atractivo principal. Si se quiere atraer a cierto tipo de usuarios (E.j. startups en crecimiento y medianas empresas), se necesitan las mejores acomodaciones. Cosas como aire acondicionado, los escritorios realmente cómodos y muy buenas sillas, espacios de esparcimiento (lounge, salas de juegos, biblioteca, etc), áreas comunes y servicios profesionales como estructura base principal (IT, legal, contable, administrativo y de comunicaciones).

Marca

Crear una gran marca no es algo nuevo; es evidente que las grandes marcas pueden vender mejor sus productos, robustecer su presencia y valor intangible crear un verdadero top of mind que vende por sí sola. Por eso, algo muy importante dentro de la estructura de los espacios de Coworking es tener una presencia fuerte; esto significa que la marca puede tener mayor oportunidad de mercado con respecto a otros espacios. Hay que invertir en tener una mejor marca, con un mejor diseño, una buena web y una presencia constante en redes que represente la experiencia en el espacio. Todo, absolutamente todo, debe estar conectado y representando lo que se vive en el espacio, o al menos, mostrando el mensaje de lo que se quiere hacer en el (La marca y su marketing deben ser de primer nivel si se espera un espacio de la misma manera).

Automatización

Esta parte es fundamental, necesitamos hacer fácil la tarea, ahorrar tiempo y dinero, porque de esta manera nuestro staff puede enfocarse en desarrollar la comunidad en lugar de estar lidiando con facturas, llaves, archivos de excel o lo que sea que NO deben hacer.

1 – Procesos. Hay que tener las suscripciones en línea y los pagos en la web.

Automatización de correo electrónico de bienvenida con información de accesos a los espacios y claves.
Facturas, ciclos de facturación y pagos deben estar conectados.
Una aplicación web tan intuitiva que no necesiten de terceros para convertirse en miembros.

2 – Control de puertas,WiFi, Impresoras, Salas de juntas, Contabilidad, Calendarios, Eventos, Ventas –

Todo debe estar integrado y lograr esto ayudará a brindar un servicio efectivo y un control inteligente de los recursos. Además, nos va a ayudar a tener un crecimiento en términos de optimización de recursos y control de consumo que permite realizar análisis y mejores proyecciones.

Hardware & IT

Esta nueva generación necesita estar equipada con lo mejor de lo mejor, con el más alto estándar de infraestructura de datos y administración de software que garanticen la mejor experiencia. Si el público objetivo de estos espacios son las industrias digitales, es imperdonable pensar que la conectividad se pierda.

Si los Coworkers dependen de internet para su modelo de negocio, 15 minutos de ruptura en la conexión puede tener un efecto negativo en el ambiente. Es muy fácil perder usuarios por culpa de una mala conectividad WiFi.

Comunidad

Por último y lo más relevante, es la construcción de comunidad, nuestra comunidad; quizá una de las cosas más difíciles de lograr en los espacios de Coworking, es una tarea difícil para empezar desde cero, con el ánimo de lograr un ambiente genial con personas colaborativas.

Esto requiere un esfuerzo impresionante, un equipo de trabajo dinámico, proactivo y con buena energía, la comunidad se construye con pequeños pasos que generan gran impacto, se debe hacer curación (filtrar y tener una política de aceptación inclusiva, pero que respete los términos y condiciones del espacio), se debe estimular y crecer constantemente.

Debemos ser agradables, líderes y creativos, así, las personas van a querer trabajar en nuestro espacio. La marca que se debe construir no sólo será la del espacio de coworking, también la personal se nutre, por el bien del proyecto. Hay que tener evangelizadores, personas enamoradas del espacio que cuando crezcan quieren permanecer y que si se van siempre quieran volver.

Los primeros clientes venderán tan bien el espacio, que el esfuerzo comercial puede llegar a costar cero. Todo esto sería imposible sin un Staff increíble, los líderes de comunidad deben amar lo que hacen, no se puede cometer el error de tener a alguien desentendido; finalmente, es la primera cara que ve la comunidad al llegar y la última al salir del lugar – Es tan sencillo que necesitas tener el mejor lugar del avión para disfrutar un viaje-.

Hay que recordar que los miembros de la comunidad siempre estarán primero y que la primera, segunda y tercera impresión que tendrán del espacio vendrá del líder de la comunidad.

Se debe invertir en el staff adecuado para generar cada día una gran impresión. La comunidad 2.0 está hiperconectada, hay que tener si o si maneras de comunicarse entre ellos y de encontrarse fácilmente, hay que mantener el contacto constante, ser social y adaptarse a los cambios fácilmente. Pero sobretodo, hay que colaborar, co-crear y comunicarse.

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